Mitarbeiter nutzen alternative Arbeitsweisen, auch Elefantenpfade genannt, um vorgeschriebene Arbeitsabläufe schneller durchzuführen. Diese Arbeitsweisen können zwar die Effizienz fördern, bergen aber auch Cyberrisiken. Das liegt daran, dass sie den IT-Administratoren oft unbekannt sind und daher nicht ausreichend gesichert werden. Doch alternative Arbeitsweisen bieten auch Chancen. In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie als Unternehmen diese Praktiken in Ihren Governance-Plan integrieren und so eine effizientere und sicherere Arbeitsweise schaffen können.
Elefantenpfade sind ein häufiges Phänomen. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter bestimmte Daten mit einem Kunden teilen möchte und die vorgeschriebene Arbeitsweise zu kompliziert findet. Der Mitarbeiter sucht dann nach einer kreativen, alternativen Arbeitsweise, die oft nicht im Blickfeld der IT-Administratoren liegt. Diese Art von Arbeitsweise löst bei den Administratoren oft Ängste aus. Für sie ist die Kontrolle über Daten, Zugriff und Sicherheit im Rahmen einer guten Governance von entscheidender Bedeutung.
Was ist nun Governance?
Governance ist die Verwaltung und Pflege der IT-Infrastruktur in Ihrem Unternehmen mit dem Ziel, den optimalen Betrieb Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Mit anderen Worten, die Governance umfasst die Festlegung von Richtlinien und Vereinbarungen über die Nutzung von Hardware und Software, Systemen, Netzen und Datenbanken.
Eine unzureichende Governance kann schwerwiegende Folgen haben, z. B. das Auftreten von Datenschutzverletzungen. Diese Datenverletzungen verursachen wiederum erhebliche finanzielle und rufschädigende Schäden. Um die Wahrscheinlichkeit eines solchen Vorfalls zu verringern, ist es von entscheidender Bedeutung, wirksame Richtlinien und Vereinbarungen zu erstellen, damit die Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen erwartet wird.
Elefantenpfade: effizienteres Arbeiten oder Risiko für die Governance?
Für IT-Administratoren ist es unmöglich, alle in ihrem Unternehmen verwendeten Praktiken zu kennen. Daher ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass ein Mitarbeiter unbemerkt auf eine alternative, riskante Weise arbeitet. Die Kontrolle darüber, wie Daten versendet werden und wer Zugang zu bestimmten Systemen hat, ist daher von entscheidender Bedeutung, um die Qualität Ihrer Governance zu gewährleisten.
„Auf diese Weise wird eine effizientere Arbeitsweise der Organisation erreicht, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht und gleichzeitig die Cybersicherheit gewährleistet.
Um die Mitarbeiter davon abzuhalten, solche Elefantenpfade zu nutzen, versuchen IT-Administratoren oft, den vorgeschriebenen Prozess durchzusetzen. Das bedeutet: weniger Möglichkeiten, die eigene Arbeitsweise zu wählen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die Mitarbeiter immer noch kreativ genug sind, um Elefantenpfade zu erfinden.
Elefantenpfade als Quelle der Verbesserung
Das Erzwingen von Arbeitsmethoden scheint also nicht die Lösung zu sein. Aber was kann man als Organisation tun? Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, warum Mitarbeiter Elefantenpfade entwickeln. Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Gründe:
- Die Mitarbeiter wollen ihre Arbeit so effizient wie möglich erledigen.
- Die vorgeschriebene Arbeitsweise erscheint zu komplex oder unzureichend.
Es ist also möglich, dass Elefantenpfade tatsächlich effizienter sind als die vorgeschriebene Arbeitsweise. Schließlich entspringen sie dem Streben nach Effizienz und dem Bedürfnis nach einer angemessenen Arbeitsweise. Wenn eine Organisation die Motivation und die Erkenntnisse, die hinter den Elefantenpfaden stehen, versteht, kann sie daraus wertvolle Lehren ziehen und diese nutzen, um die Arbeitsweise zu optimieren und zu verbessern.
Gewünschte Arbeitsweise als roter Faden
Wir von QS solutions helfen Organisationen dabei, ihre Governance in Ordnung zu bringen und zu verbessern. Dies beginnt damit, dass wir gemeinsam mit den Mitarbeitern einen Governance-Plan erstellen, in dem wir alle Maßnahmen und Szenarien aufführen, die sie für eine effiziente Arbeit benötigen. So erhalten wir einen Einblick in die Bedürfnisse der Mitarbeiter und können neue Arbeitsweisen entsprechend anpassen.
Die Aktionen und Szenarien bilden dann den roten Faden für die Implementierung und Konfiguration der neuen (unterstützten) Praktiken. Sie dienen auch als Leitfaden für die Entwicklung von Lehrmaterial und die Benutzerunterstützung. Auf diese Weise wird den Mitarbeitern vermittelt, wie sie auf eine neue, sichere Weise arbeiten können.
Durch die Einführung dieser Arbeitsmethoden helfen wir Ihnen, eine effiziente, sichere und strukturierte Arbeitsumgebung zu schaffen. Wir sorgen dafür, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit so effizient wie möglich ausführen können und dass die Organisation die Kontrolle über Aspekte wie Datenkontrolle und Systemzugang behält.
Was geschieht nach der Einführung der neuen Arbeitsweise?
Der Prozess der Governance endet jedoch nicht mit der Einführung der neuen Arbeitsweise. Sobald die Mitarbeiter mit den neuen Arbeitsmethoden arbeiten, überwachen wir die Nutzung genau. Falls erforderlich, geben wir zusätzliche Tipps und Anweisungen. Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter neue Arbeitsweisen oder Bedürfnisse entwickeln, die wir nicht vorhergesehen haben. Deshalb machen wir weiter:
- Wir beobachten, wie die Mitarbeiter die neuen Arbeitsmethoden nutzen.
- Regelmäßig Feedback von den Mitarbeitern einholen.
- Wir passen unsere Konfiguration an, wenn nötig.
- Über neue Arbeitsmethoden berichten.
Indem wir weiterhin aktiv überwachen, Feedback einholen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, stellen wir sicher, dass die Governance effektiv und auf die Bedürfnisse und Entwicklungen innerhalb der Organisation abgestimmt bleibt.
Vom Elefantenpfad zu sicheren und effizienten Praktiken
Alternative Arbeitsweisen, so genannte Elefantenpfade, bieten zwar Effizienz, erhöhen aber auch die Cyberrisiken. IT-Administratoren verlieren den Überblick über alle verwendeten Verfahren und beeinträchtigen damit die Qualität der Governance. Glücklicherweise bieten die Elefantenpfade auch Chancen. Indem Sie den Mitarbeitern zuhören und die von ihnen gewünschte Arbeitsweise in einem Governance-Plan festhalten, können Sie als Unternehmen eine effizientere und sicherere Arbeitsweise realisieren und unterstützen. So verwandeln Sie Elefantenpfade in sichere und effiziente Arbeitsweisen.
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