Integral Corporation Portal für de Key

„Schon vor Jahren hatten wir das Bedürfnis, alle relevanten Informationen an einem Ort zu finden, z. B. Dokumente, Verwaltungsdaten und audiovisuelles Material“, sagt Rob de Haas von De Key. „Aber damals gab es einfach noch nicht die richtige Technologie. Jetzt gibt es sie. Es ist die Webtechnologie, die SharePoint-Technologie, die die Grundlage für unser Integral Corporation Portal bildet.“

„SharePoint gibt es noch nicht so lange, aber mit dieser Webtechnologie ist viel möglich“, sagt Rob de Haas. Rob de Haas ist Teamleiter Informationsmanagement bei der Wohnungsbaugesellschaft De Key in Amsterdam. Eine Organisation, die viele verschiedene Arten von Informationen verwaltet. Von Dokumenten und audiovisuellem Material bis hin zu Bauplänen und Nachbarschaftsplänen. Mit seinem Team sorgt De Haas dafür, dass die 450 Mitarbeiter von De Key alle benötigten Informationen rechtzeitig zur Verfügung haben.

„Es gibt einen großen Bedarf an Informationen, und das kann alles sein. Zum Beispiel eine Übersicht über alle Mieter in einem bestimmten Viertel. Übersichten über Leerstände. Zeitpläne für Instandhaltungs- oder Renovierungsvorhaben. Steuerungsinformationen für die MT oder das Management. Neben all den Daten der Standardfunktionalität gibt es immer wieder neuen Informationsbedarf. Wir versuchen, diese Informationen auf die bestmögliche Art und Weise zur Verfügung zu stellen, sei es über einen Bericht, über Diagramme oder auf andere Art und Weise. Heute verwenden wir SharePoint, das die Grundlage für unser Immobilieninformationssystem, unser Integral Corporation Portal (ICP), bildet, das wir gemeinsam mit QS solutions für Wohnungsunternehmen entwickelt haben. Es ist modular aufgebaut und kann von den Unternehmen nach eigenem Ermessen eingerichtet werden.“

ICP

Im Mittelpunkt des ICP stehen drei Hauptfunktionen: Komplexes Management, Projekte Neubau/Umbau (Sanierung) und Geplante Instandhaltung. Die Stärke des entwickelten ICP ist, dass es alle Arten von Informationen an einem Ort präsentiert. Jede der drei Funktionen muss die erforderlichen Informationen bereitstellen, aber auch die anderen Funktionen darüber informieren, dass in der jeweils anderen Funktion Aktivitäten stattfinden.

ICP ist ein Produkt für die Zusammenarbeit“, meint De Haas. „SharePoint generiert eine große Anzahl von Webseiten und bietet damit Informationen in einer sehr zugänglichen Form, die im Grunde der gesamten Organisation zur Verfügung steht. Für die geplante Wartung zum Beispiel brauchen die Mitarbeiter Informationen. Nicht nur die Standardinformationen über den Standort und die Mieter, sondern auch historische Informationen über frühere Wartungsarbeiten, z. B. Zeichnungen, Fotos oder Berechnungen. Diese Informationen werden in ICP digital erfasst und gesammelt.“

ICP zeigt auch an, ob andere Prozesse für das betreffende Objekt oder den Standort laufen. De Haas scherzt: „Schließlich müssen wir vermeiden, dass eine Abteilung eine umfangreiche Instandhaltung plant, während eine andere Abteilung den Abriss des Gebäudes für einen Neubau vorbereitet. Der ICP vermeidet eine Menge Kosten und Ärger. Unsere Büros sind über die ganze Stadt verteilt, was die Kommunikation manchmal erschwert. Vor 2007 arbeiteten wir mit den Informationen aus den Standard-Quellsystemen, und grafische Informationen wurden über einen PC präsentiert. Überall lagen Dokumente und Fotos herum, und um etwas herauszufinden, mussten wir uns gegenseitig anrufen. Ältere Mitarbeiter wissen inzwischen, an wen oder wohin sie sich wenden müssen. Aber junge Leute wissen das nicht. Man muss das gesammelte Wissen aufbewahren und wieder anbieten können, aber das haben wir wirklich zu wenig getan.“

Ausbildung

Zeitgleich mit der Einführung des Integral Corporation Portals wurde auch das Intranet auf die SharePoint-Webtechnologie umgestellt. Die Einführung beider Anwendungen verlief reibungslos. De Haas investierte nicht viel Zeit in die Schulung und Ausbildung, da die Bedienung von Websites ja bekannt ist. „Etwa 450 Personen arbeiten jetzt mit dem neuen ICP und dem neuen Intranet. Die meisten wollten sofort damit arbeiten, aber hier und da gab es auch Widerstände oder zum Beispiel bei der Entwicklung die bekannte Diskussion um das Dateneigentum.“ Die Mitarbeiter von De Key können sich jederzeit an einen internen Trainer wenden oder einen der Schulungskurse zur Interpretation der Informationen absolvieren.

De Haas: „Navigieren und Daten hochladen, das ist einfach. Aber um die Informationen zu interpretieren, bedarf es manchmal einer Anleitung oder eines kurzen Trainingskurses. Das System erfordert zwar etwas mehr Aufwand bei der Datenerfassung, aber dadurch, dass unsere Daten an einem Ort zusammengefasst sind, sparen wir hinterher viel Zeit. All dies macht den Sinn des Mehrwerts sehr hoch, insbesondere auf MT- und Vorstandsebene. ‚Das hätten wir schon früher haben sollen‘, höre ich regelmäßig.

Zusammenarbeit

Gemeinsam erarbeiteten QS solutions und De Key ein technisches Konzept für die Funktion Complex Management. QS solutions richtete SharePoint ein, um automatisch eine Website für jede Immobilie von De Key zu erstellen. De Haas: „Wir haben 450 Komplexe und jeder Komplex hat seine eigene Website auf der Grundlage einer Vorlage. Wenn ein Komplex hinzukommt, erstellt SharePoint automatisch eine neue Website. Es ist einfach, Websites zu erstellen und Informationen aus den verschiedenen Quellsystemen in einem System zu präsentieren. Die Datenbanken sind gut gefüllt, und das Hinzufügen von Fotos, Illustrationen und z. B. Videos ist für die Mitarbeiter sehr einfach zu bewerkstelligen. QS solutions unterstützt zum einen die Pflege und Verwaltung des neuen Intranets, zum anderen hilft es, das ICP zu entwickeln. Die Zusammenarbeit läuft seit zwei Jahren sehr gut, auch wegen des guten Blicks auf Projekte in der Immobilienwelt.“

Zukunft

Die drei ICP-Funktionen Complex Management, Projects New Construction / Transformation und Planful Maintenance stellen die Informationen dar. In Zukunft soll auch die Änderung von Daten über ICP möglich sein. Ein weiterer Schritt, den De Haas gehen will, ist der externe Zugriff. Es soll möglich werden, Teile der Informationen in ICP über SharePoint auf einer öffentlichen Website zu präsentieren. Dadurch kann das Unternehmen seinen Kunden aktuelle Informationen zur Verfügung stellen.

Das Unternehmen denkt auch darüber nach, das ICP für externe Parteien wie Architekten und Bauunternehmer zugänglich zu machen. De Key arbeitet eng mit ihnen zusammen, und es ist effizienter, wenn z. B. Konstruktionszeichnungen eindeutig und strukturiert in der SharePoint-Dokumentenbibliothek gespeichert werden. Wenn ein Architekt eine neue Bauzeichnung einstellt, erhalten alle Beteiligten automatisch eine E-Mail über diesen Vorgang. In Zukunft wird De Haas auch Informationen auf Websites anderer relevanter Organisationen nutzen. „Auf den Websites der Stadtbezirke gibt es zum Beispiel viele Informationen darüber, was in der Nachbarschaft geschieht und geschehen wird. Das sind Informationen, die für eine Wohnungsbaugesellschaft sehr interessant sind. Ich würde diese Informationen gerne automatisch abrufen und im ICP präsentieren. Denken Sie auch an die Web-Fähigkeiten, die Mobiltelefone haben; ich kann mir eine Integration in unser ICP vorstellen. Aber es wird noch einige Zeit dauern, bis das geschieht. Wir sind gerade dabei, alles auf Webtechnologie umzustellen, und dann werden wir über unsere Zukunftspläne sprechen. Zunächst müssen wir die Grundlagen dafür schaffen.“