Reduzierte Ausfallkosten mit zentralem System

VDM Woningen wünschte sich ein zentrales Planungssystem und eine ordnungsgemäße Bearbeitung der zahlreichen Bauunterlagen. MS Project Server und MS SharePoint bieten nicht nur eine strukturierte und leicht zu verwaltende Umgebung, sondern liefern auch die richtigen Managementinformationen und haben zu geringeren Ausfallkosten und einem besseren Ablauf des Produktionsprozesses geführt.

Inbetriebnahme von SharePoint und Project Server

„VDM Woningen hat es mit einer speziellen und kniffligen Planungsaufgabe zu tun, da wir mit allen möglichen Parteien zusammenarbeiten und eine eigene Fabrik haben“, sagt Peter Postma, der zentrale Planer des Unternehmens. „Ich plane alles, was getan werden muss, vom Verkauf der Immobilie bis zur Fertigstellung. Ursprünglich wurde die Planung im ganzen Unternehmen mit verschiedenen Paketen durchgeführt, aber unser Unternehmen brauchte wirklich einen zentralen Planer, um die Projekte zu koordinieren und zu rationalisieren. Wir hatten manchmal Lücken im Produktionsprozess in unserer Fabrik, relativ hohe Lagerkosten – weil viel Material auf dem Hof lag – und weil die Konstruktionszeichnungen manchmal nicht auf dem neuesten Stand waren, kam es zu Fehlern.

Was ist die Stärke von Project Server?

Postma: „Die Stärke besteht darin, dass jeder über seinen Bildschirm mittels so genannter ‚Aufgaben‘ sieht, was zu tun ist. Das kann ein Anruf bei einem Mauersilo sein, die Kontaktaufnahme mit einer Gemeinde wegen einer Genehmigung usw. Alles ist im Blick und wir können nichts mehr vergessen. Dadurch sind unsere Ausfallkosten auf weniger als 1 % gesunken. Wir haben keine Verzögerungen mehr und liefern pünktlich, meist zwei Wochen früher. Postma hat die Anzahl der Aufgaben inzwischen auf bis zu 400 erhöht, und die gesamte Planung läuft darauf auf; je detaillierter die Aufgaben definiert sind, desto wertvoller ist das Paket, da er die Aktivitäten noch besser steuern kann, meint Postma. „Außerdem stütze ich die gesamte Planung auf Vorlagen. Jede Vorlage ist ein Teil der Planung des Bauprozesses, und so kann ich die gesamte Planung auf modulare Weise aufbauen. Denken Sie an ein Abbruchprojekt, bei dem plötzlich Asbest auftaucht, der entfernt werden muss. Dann passe ich die Planung mit einer Vorlage an, die alle Entfernungsaufgaben enthält. Ich habe zum Beispiel eine Vorlage für den Bau eines Hauses mit Holzrahmen und eine für Kunststoffrahmen; eine für ein Haus mit Schornstein und eine ohne. Jedes Projekt ist neu, aber ich baue jedes Mal auf bestehenden Vorlagen auf. Das funktioniert sehr effektiv und effizient.“

Worin liegt die Stärke von SharePoint?

>Postma: „Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil der Planung und ebenso wichtig. Ein Bauprojekt ist komplex und manchmal gibt es mehr als 20 Änderungen an einer Zeichnung. Früher musste man nach der aktuellsten Version suchen, mit SharePoint sind alle Dokumente übersichtlich gruppiert und die aktuellste Version steht ganz oben. Wir nehmen nicht nur Zeichnungen, sondern auch alle Arten von Textdokumenten, Verträgen usw. in SharePoint auf. Die Einführung von SharePoint ging schnell, aber es dauerte zwei Jahre, bis alle Dokumente aller Projekte von allen richtig erfasst waren. Wir begannen mit den Dokumenten für private Bauvorhaben. Die Mitarbeiter sahen die Bequemlichkeit und waren begeistert. Jetzt sind alle Projekte drin und wir können nicht mehr ohne SharePoint arbeiten.“

Wie verlief die Einführung der Software?

Wie Project Server wurde auch SharePoint in zwei bis drei Monaten implementiert und ging dann in Produktion. „Ich begann mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern, die bereits mit Begeisterung Project Server nutzten. Zusammen mit meiner Kollegin Lolke van der Veen und den Mitarbeitern von QS solutions machten wir uns an die Arbeit. Wir haben die Software langsam eingeführt, die Unterstützung wuchs und die Leute sind jetzt sehr begeistert. Wenn es Fragen gibt, kommen die Mitarbeiter vorbei, und während sie mit den Systemen arbeiten, passen wir sie an. In Project Server werden immer noch Vorlagen für neue Teile der Planung hinzugefügt.

Was ist der Mehrwert der Software von QS solutions?

VDM Woningen arbeitet jetzt viel effizienter, schneller auf der Baustelle, mit kürzeren Bauzeiten und kann jetzt den internen Prozess viel besser steuern. „Sehr wichtig ist auch der bessere Produktionsfluss, was bedeutet, dass es keine Ausfallzeiten mehr in der Fabrik gibt. Unsere Dokumentation ist zentral zugänglich und immer auf dem neuesten Stand. SharePoint listet auch für jedes Projekt seine sogenannten Stammdaten auf. So können wir immer auf einen Blick sehen, mit welchen Lieferanten wir zusammengearbeitet haben, welcher Kalkulator, welche Materialien verwendet wurden usw. Das ist sehr praktisch für den Kundendienst, weil es viel Detektivarbeit und das Konsultieren von Akten erspart.“ VDM Woningen kann auf den Managementinformationen aus den Systemen aufbauen. „Ich berichte jede Woche über die fakturierten Umsätze, die Prognosen für die Zukunft und welche Personalbesetzung in welchem Zeitraum zu erwarten ist. Wir sind mit diesen Informationen sehr zufrieden.“

Warum QS solutions?

Als Postma als zentraler Planer anfing, wollte er den gesamten Planungsprozess weiter professionalisieren. „Deshalb haben wir uns bewusst für QS solutions entschieden. Es ist eine größere Partei, die gut zu unserem Bedarf an einem guten Kundendienst passt. Das Paket ist gut und wurde in kürzester Zeit gekauft, aber wir brauchen einen guten Helpdesk, eine Partei, die immer erreichbar ist. Wir können keine Minute ohne Planung auskommen.“ Worin besteht der Mehrwert der QS solutions? VDM Woningen hat gut daran getan, mit QS solutions zusammenzuarbeiten, meint Postma. „Wir arbeiten sehr angenehm zusammen und QS solutions reagiert immer schnell auf unsere Wünsche als Unternehmen. Bei einer kleinen Störung oder wenn etwas Neues programmiert werden muss, schalten sie sehr schnell um. Der Kundendienst ist ausgezeichnet und Probleme werden sofort gelöst.“ Postma ist auch mit der Kommunikation und den inhaltlichen Kenntnissen zufrieden. „QS solutions weiß, was bei uns los ist und kann sich gut einfühlen.“

Was macht VDM homes?

DM Woningen baut seit 1880 nachhaltige, hochwertige, energieeffiziente und umweltfreundliche Häuser, etwa 200 bis 250 pro Jahr. Dabei handelt es sich um Wohnungen für Privatpersonen, Wohnungsbaugesellschaften, die eigene Projektentwicklungsabteilung und für andere Bauträger. Das Unternehmen hat Niederlassungen in Almere und Drogeham und beschäftigt bei VDM etwa 170 Mitarbeiter.