Der traditionelle Dateiserver, der einst für jede Organisation unverzichtbar war, entspricht nicht mehr den heutigen Anforderungen an Effizienz, Zusammenarbeit und Sicherheit. Die Frage ist also nicht mehr, ob man sich anpassen soll, sondern wie man den Übergang zur Cloud am besten nutzt.
In diesem Blog erörtern wir die Grenzen von Dateiservern, die Vorteile von Cloud-basierten Kollaborationsplattformen und bieten praktische Schritte für einen erfolgreichen Übergang zu einer modernen, effizienten Arbeitsweise. Dies ist nicht nur für Unternehmen relevant, die den Übergang zur Cloud noch vor sich haben, sondern auch für Organisationen, die bereits teilweise umgestiegen sind und mit der Integration oder Wartung ihres traditionellen Dateiservers zu kämpfen haben.
Überlegen Sie, wie sich Ihre Arbeitsabläufe entwickelt haben. Der Dateiserver, einst die zentrale Drehscheibe für die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten, kann mit der Dynamik der heutigen Arbeitsumgebung nicht mehr Schritt halten. Sie senden ständig Dokumente hin und her, können die neueste Version eines Dokuments nicht im Auge behalten und nicht gleichzeitig zusammenarbeiten.
Wie können Sie diese Herausforderungen meistern? Die Antwort liegt in der Cloud und in der Akzeptanz durch die Nutzer.
Stellen Sie sich nun einen Arbeitstag vor, an dem Sie Dokumente effizient mit Kollegen austauschen, anstatt sie umständlich per E-Mail und Anhänge zu versenden. Denken Sie an die Zeit, die Sie sparen, wenn Sie nicht mehr durch endlose Ordner navigieren müssen, um die neueste Version eines Dokuments zu finden. Wunderbar, oder? Diese Szenarien sind Realität (mit den richtigen technischen Hilfsmitteln).
Der Schlüssel zu dieser effizienten Arbeitsweise liegt also in der Cloud. Plattformen wie SharePoint und Microsoft Teams haben die Art und Weise, wie Sie und Ihre Kollegen zusammenarbeiten, verändert und zu einer Weiterentwicklung Ihrer täglichen Arbeit geführt. Die Plattformen bieten auch erweiterte Möglichkeiten der Zusammenarbeit und fortschrittliche Sicherheitsfunktionen:
Die Umstellung auf moderne Arbeitsmethoden beinhaltet jedoch mehr als nur die Implementierung neuer Plattformen. Der Übergang erfordert eine sorgfältige Planung und Ausführung, wobei die Automatisierung eine Schlüsselrolle spielt. Vor allem für Unternehmen, die bereits in der Cloud arbeiten, aber noch ihren Dateiserver nutzen, ist eine Strategie wichtig, die sowohl technologische als auch benutzerbezogene Aspekte umfasst.
Die Automatisierung der Einrichtung von Online-Arbeitsbereichen, auch als „Provisioning“ bezeichnet, gewährleistet standardisierte und effiziente Arbeitsbereiche. Dies ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang zur Cloud. Durch die Automatisierung stellen Sie sicher, dass jeder Online-Arbeitsbereich eine einheitliche Struktur hat, was die Nutzung zusätzlich erleichtert. Dies hilft den Benutzern, sich in der neuen digitalen Umgebung schnell zurechtzufinden und effektiv zusammenzuarbeiten.
Neben den technologischen Anpassungen ist auch der Faktor Mensch entscheidend. Die erfolgreiche Annahme der neuen Arbeitsweise durch die Benutzer ist von entscheidender Bedeutung. Machen Sie daher die Nutzer mit den neuen Systemen vertraut, indem Sie ihnen die Vorteile aufzeigen. Zum Beispiel, wie sie jetzt die Teams, denen sie angehören, in Microsoft Teams strukturieren können. Oder dass sie problemlos in der neuesten Version eines Dokuments arbeiten können. Durch die Bereitstellung klarer Richtlinien und Unterstützung helfen Sie den Benutzern, sich in ihrem neuen digitalen Arbeitsbereich effizient zurechtzufinden.
Sie wissen nun, dass Sie cloudbasierte Plattformen benötigen und dass Sie die Benutzer motivieren müssen, eine moderne, effiziente Arbeitsweise anzunehmen. Aber was können Sie sonst noch für eine optimale Umstellung tun? Hier sind drei weitere wichtige Schritte, die Sie unternehmen sollten, bevor Sie mit der Umstellung beginnen:
Unabhängig davon, ob Ihre Organisation am Anfang der Umstellung auf die Cloud steht oder bereits fortgeschritten ist, aber immer noch Probleme mit einem bestehenden Dateiserver hat, sind diese Schritte für eine erfolgreiche und vollständige Umstellung entscheidend.
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