Dokumente effizienter und besser verwalten
Mit einer wachsenden Menge an Dokumenten und einem veralteten Intranet stand ProWonen vor der Erneuerung und weiteren Professionalisierung der internen Informationsbereitstellung. SharePoint ist für ProWonen das Organisationsinstrument, das ein effizienteres Arbeiten und den Austausch von Informationen und Dokumenten ermöglicht.
Warum hat ProWonen mit SharePoint gearbeitet?
„Das Intranet musste ersetzt werden und wir wollten die Verwaltung unserer Dokumente weiter professionalisieren“, sagt Rob Spit, Kommunikationsberater bei ProWonen. „Wir haben uns deshalb für eine Integration zwischen Intranet und unserer g-disk entschieden, auf der wir unsere Dokumente fortan speichern. SharePoint bietet uns diese Möglichkeit. Die Umsetzung und Einführung ist ein gemeinsames Projekt unter anderem von Kommunikation und ICT. Diese Zusammenarbeit ist wichtig, denn ich erwarte in Zukunft eine noch stärkere Zunahme der digitalen Kommunikation nach innen und aussen.“
ProWonen hat in diesem Jahr eine Reihe von internen Problemen mit SharePoint gelöst. Den Anstoss dazu gab die Ablösung des veralteten Intranets. Spit: „Das alte Intranet lud nicht zum Lesen der internen Nachrichten ein und die große Menge an Dokumenten auf dem gemeinsamen Laufwerk nahm nur noch zu.“
Warum hat sich ProWonen für QS solutions entschieden?
In der Orientierungsphase hat ProWonen verschiedene Pakete untersucht und ist mit QS solutions in Kontakt gekommen. „QS solutions lud uns zu einer Fachtagung und zu einer Präsentation von SharePoint ein. Wir waren sofort von diesem Produkt begeistert. QS solutions machte uns dieses Paket schmackhaft und zeigte uns, wie wir der zunehmenden Fragmentierung von Paketen entgegenwirken können, wie wir unsere Dokumente richtig verwalten und mit einem internen Informationsportal arbeiten können.“
Wie wird SharePoint implementiert?
Da die Basis jetzt läuft, läuft der Nachrichtenaustausch viel besser. Die große Aufgabe, die Dokumente zu bereinigen und in SharePoint zu implementieren, wird ab Mai stattfinden. Spit: „Die Mitarbeiter werden ihre Dokumente selbst übertragen, und das erfordert zunächst die Unterstützung aller Führungskräfte, sonst brauchen wir nicht anzufangen. Wir erklären sehr gut, warum wir auf dieses Paket umsteigen. Unser Prinzip ist, dass alle Dokumente in Teamordnern abgelegt werden und auch für alle sichtbar sind. Es muss klar sein, was der Inhalt ist, wer ihn erstellt hat und um welche Version es sich handelt. Wir haben keine Geheimnisse, aber wirklich sensible Daten schirmen wir natürlich entsprechend ab. In Kürze werden wir mit den Immobilienprojekten beginnen, die alle eine eigene Website in SharePoint haben werden, die für jedes Team innerhalb der Organisation zugänglich ist. Wir haben auch andere Themen und Bereiche in SharePoint eingeführt, wie z. B. unseren Geschäftsplan, den Jahresbericht, das Budget usw.“
Spit will die Mitarbeiter Schritt für Schritt von der Nützlichkeit des Pakets überzeugen. „Wir stellen deshalb pro Team auf das neue System um und beobachten genau, wie die Erfahrungen sind und welche Aspekte wir sofort verbessern können.“
Wie läuft die Einführung von SharePoint?
Es war schnell klar, dass SharePoint viel bietet. „Irgendwie fanden wir das schwierig, denn das bedeutet, dass man sich mit dem Produkt gut auskennen muss.“ Mit der Microsoft-Philosophie, dass grundsätzlich jeder mit dem Paket arbeiten können soll, ist Spit nicht einverstanden. „Wer will, kann SharePoint in der Tiefe nutzen, aber wir wollen unsere Mitarbeiter nicht mit allen Möglichkeiten konfrontieren. Nicht jeder ist ein ICT-Mensch. Deshalb haben wir eine Basis geschaffen und eine Hülle darum herum gebaut, mit der jeder arbeiten und das tun kann, was er in SharePoint tun möchte. Die Hülle enthält die interne Kommunikation und die notwendigen Funktionen zum Speichern und Freigeben von Dokumenten. Unser ICT-Team baut die Shell je nach Bedarf weiter aus“.
Im Mai führte ProWonen erste Gespräche mit QS solutions. Die Implementierung erfolgte nach dem Sommer und SharePoint ist seit dem 1. Januar 2012 in Betrieb.
Was ist der Mehrwert von SharePoint?
Wichtig ist der Zeitaspekt, meint Spit. „Die Mitarbeiter arbeiten effizienter, können Vorlagen leichter öffnen, immer relevante formelle und informelle Nachrichten weitergeben. Die vielen Dokumente sind leicht auffindbar und wir können alle Informationen auf Knopfdruck miteinander teilen. Ich erwarte, dass die Menge an E-Mails abnehmen wird, weil Informationen über SharePoint verfügbar sind. Zum Beispiel durch die so genannten Stammdaten, die sich auf der Startseite jeder SharePoint-Seite befinden. Es gibt auch ein Facebook, es gibt Kalender, Mitarbeiter können Besprechungsräume buchen, es gibt eine Bilddatenbank mit allen möglichen Fotos, Projektgruppen stellen sich vor, Nachrichten und Ankündigungen werden zentralisiert usw. SharePoint gibt unseren Mitarbeitern einen besseren Überblick über die Organisation als Ganzes. In Zukunft werden wir SharePoint auf iPads freischalten und externe Auftragnehmer können sich über ein spezielles Portal einloggen, Dokumente bearbeiten und Informationen austauschen. Auch unser Aufsichtsrat hat eine eigene SharePoint-Seite.“
Was ist der Mehrwert von QS solutions?
„QS solutions hat uns gut beraten. Sie haben das gesamte SharePoint-Wissen und wissen, wie man das Paket für unsere Branche einrichtet. Die Zusammenarbeit läuft gut und wir sind in regelmäßigem Kontakt. Das war am Anfang sicher notwendig; jetzt, nach einem Jahr, sind wir sehr zufrieden und haben viel Vertrauen in QS solutions und das Produkt.“
Was macht ProWonen?
Das Wohnungsunternehmen ProWonen betreibt in der Region Achterhoek mehr als achttausend Wohnungen, Garagen und Geschäftsräume, verteilt auf acht große und siebzehn kleine Kerne in den Gemeinden Berkelland, Bronckhorst und Oost Gelre. Darüber hinaus verkauft ProWonen regelmäßig (Neubau-)Häuser. ProWonen beschäftigt rund 100 Mitarbeiter.
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