Hartekamp Groep

Die Relevanz unserer Lösungen, unserer Erfahrung und unseres Fachwissens wird natürlich erst dann greifbar, wenn wir sie bei unseren Kunden anwenden können. Deshalb fragen wir sie gerne, welche Erfahrungen sie mit unseren Dienstleistungen und Produkten gemacht haben.

Im Folgenden finden Sie die Geschichte der Hartekamp Groep, einer Einrichtung, die Menschen aller Altersgruppen mit einer geistigen Behinderung betreut und unterstützt.

Herz für die Pflege

Ellis Oud und Astrid Sira von der Hartekamp Groep sind begeistert von der Organisation, für die sie arbeiten. Und das zu Recht! Es handelt sich eindeutig um eine Einrichtung mit Herz für die Pflege, mit Herz für ihre Kunden und mit Herz für ihr großes engagiertes Mitarbeiterteam.

Die Hartekamp Groep ist – grob gesagt – zwischen Heemskerk und Hillegom tätig und bietet Lösungen in den Bereichen Wohnen, Arbeiten, Lernen und Freizeit für Menschen, die geistig oder mehrfach in ihrer Entwicklung eingeschränkt sind. Die Organisation bietet ein breites Spektrum an Betreuung und Unterstützung. Von Kindertagesstätten und Horten bis hin zu Freizeit- und Tagesbetreuung. Von Wohn- und Arbeitsformen bis zur Spezialbetreuung. Für kurze Zeit oder auf Dauer, je nach Betreuungsbedarf.

Excel-Listen

Ellis arbeitet im Client Service Point (CSP) der Hartekamp-Gruppe, der Anlaufstelle für Pflegeanfragen, die mit allen Abteilungen der Einrichtung vermittelt. Jede Pflegeanfrage geht beim CSP ein. Ein unverzichtbares Bindeglied innerhalb der Organisation also.

„Viele große Organisationen arbeiten noch mit Excel-Listen“

Ellis sagt: „Wie viele andere große Organisationen arbeiteten wir immer noch mit Excel-Listen, um den Pflegebedarf zu erfassen. Der Abgleich mit dem Betreuungsangebot der Organisation erfolgte auf der Grundlage des Wissens und der Erfahrung der Kundenbetreuer. Das war zeitaufwändig und ineffizient, so dass der Bedarf groß und die Motivation hoch war, ein anderes System zu finden, das die Prozesse rationalisieren würde.“

Qare365

Zufälligerweise hatten sich Ellis und ein Kollege für einen Informationstag bei QS solutions angemeldet, der – „wider Erwarten! – über Qare365 stattfand. Qare365 ist das CRM-System, das QS solutions entwickelt hat, um Gesundheitsdienstleister dabei zu unterstützen, ihre Arbeitsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten und wo möglich zu automatisieren.

Ellis und ihr Kollege waren sofort begeistert: Das war genau das, was der CSP der Hartekamp Groep brauchte! Ein System, das die Prozesse rationalisieren und die Datensicherheit gewährleisten würde. Es wurde eine Vorführung bei der Hartekamp Group organisiert, die auch bei der Teamleiterin, den Kollegen der CSP und dem Vorstand gut ankam.

Bottom-up

Der Kauf und die Einrichtung von Qare365 wurde der Arbeitsgruppe „Projekte“ der Hartekamp Group mitgeteilt, die alle Projekte der Organisation koordiniert und überwacht. Von da an war auch Astrid als Projektleiterin mit an Bord.

Die Leitung der Organisation war von den Möglichkeiten von Qare365 positiv überrascht, insbesondere weil es die Wartelisten konkretisieren würde und weil das Tool mit Microsoft Power BI verknüpft werden konnte, um alle Arten von Daten effizient zu sammeln und übersichtlich darzustellen.

Systemeinrichtung

Das Projekt erhielt grünes Licht, woraufhin Budget und Arbeitszeit für die Umsetzung frei wurden. Ellis erklärt, dass sie den Arbeitsaufwand im Vorfeld unterschätzt hatte: „Wir haben viel Zeit damit verbracht, unsere Prozesse zu analysieren und zu klären, welche Folgen jede Änderung am Standard-Systemdesign hat. Im Nachhinein betrachtet war es übrigens sehr gut, dass es keine Vorlagen gab. Über Prozesse und Abhängigkeiten nachzudenken und selbst Entscheidungen zu treffen, ist viel wertvoller.“

„Über Prozesse und Abhängigkeiten nachzudenken und selbst Entscheidungen zu treffen, ist sehr wertvoll“

Astrid fügt hinzu: „Auch die genaue Kartierung und Digitalisierung der Pflegemerkmale jedes unserer 110 Pflegestandorte und Wohneinheiten erwies sich als zeitaufwändige Aufgabe. Aber das ist unglaublich wichtig für den Matching-Prozess und war daher ein unverzichtbarer Schritt im Prozess!“

Ellis und Astrid hatten anfangs Schwierigkeiten, ihre Pflegebedürfnisse in die technische Sprache zu übersetzen, die mit der Einrichtung eines IT-Systems verbunden ist, und umgekehrt hatten die QS-Lösungen manchmal Schwierigkeiten mit der „Pflegesprache“ der Hartkamp-Gruppe. Glücklicherweise konnte dies offen mit dem Team von QS solutions besprochen werden, um gemeinsam eine gute Arbeitsbeziehung aufzubauen. Das ist bis heute so geblieben.

Vorteile

Die CSP-Kollegen wurden Schritt für Schritt in den Prozess einbezogen, auch durch die Teilnahme an den Arbeitsgruppensitzungen. Ellis und Astrid sorgten dafür, dass sie in jeder Phase des Projekts informiert wurden und organisierten Unterstützung bei der Umstellung aller bestehenden Kunden auf das neue System.

Der Wert des neuen Systems wurde dem Team erst richtig klar, als die CSP tatsächlich damit zu arbeiten begannen. Ellis und Astrid zählen die größten Vorteile auf:

• Informationen sind übertragbar – das spart viel Zeit, zum Beispiel bei Abwesenheit eines Kollegen
• Einheitliche Arbeitsweise – ein Innendienstmitarbeiter gibt die Kundendaten in Qare365 ein, Danach kann der Kundenbetreuer mühelos übernehmen
• Matching-Modul objektiviert den Abgleich zwischen Angebot und Nachfrage – nur noch 20 Prozent basieren auf der Erfahrung und dem Fachwissen des Kundenbetreuers
• Eine Version der Wahrheit – Manager haben immer Zugriff auf aktuelle Wartelisten und Verfügbarkeiten und müssen daher nicht mehr ständig beim ZDA anklopfen
• Effizienzsteigerung – gestraffte Prozesse und zugängliche Informationen sorgen für eine wesentlich effizientere Arbeitsweise

Periodische Wartung und neue Funktionen

Die Zusammenarbeit mit dem Team von QS solutions war gut. Astrid: „QS solutions ist ein sehr zugängliches Unternehmen. Das Engagement ist hoch und die Unternehmenskultur entspricht weitgehend der der Hartekamp-Gruppe. Das sorgt dafür, dass unsere Zusammenarbeit sehr offen und angenehm war und ist.“

Das System erfüllt die Erwartungen. Wenn es nicht den Erwartungen entspricht, liegt das laut Ellis am Benutzer: „Es geht darum, die Arbeitsvereinbarungen im Auge zu behalten und das System regelmäßig zu bereinigen.“ Die Hartekamp Groep lässt Qare365 einmal im Jahr von QS Solutions überprüfen. Dies gewährleistet einen frischen Blick, der – wo nötig – rechtzeitige Anpassungen ermöglicht.

„Die Zusammenarbeit mit QS solutions war und ist sehr offen und angenehm“

Darüber hinaus wird die Relevanz neuer Funktionen regelmäßig überprüft. Die Fragen, die dann immer gestellt werden, sind: Was ist der Mehrwert für die Organisation und ihre Kunden? Gibt es Kapazitäten, um neue Funktionalitäten zu implementieren? Steht ein Budget zur Verfügung?

Übrigens werden Änderungen auch innerhalb der Hartekamp-Gruppe gewünscht, zum Beispiel bei Änderungen in der Gesetzgebung. Änderungen werden von den internen Anwendungsmanagern vorgenommen, wann immer dies möglich ist, insbesondere wenn keine Abhängigkeiten im System bestehen, wie z. B. bei der Anpassung von Feldern. Komplexere Änderungen, die mehr Fachwissen und Erfahrung erfordern, werden von dem Team von QS solutions durchgeführt.

Klarheit und Datensicherheit

Wie bereits erwähnt, hat die Einführung von Qare365 zu effizienteren Abläufen und schlankeren Prozessen geführt. Das bedeutet nicht, dass die Wartezeiten kürzer sind als vorher, aber es bedeutet, dass es für die Kunden, die sich im Registrierungsprozess befinden, viel mehr Klarheit gibt, zum Beispiel für welchen Standort sie auf der Warteliste stehen und auch – richtig! – für welchen Standort sie nicht auf der Warteliste stehen.

Die Verbindung zwischen Qare365 und Microsoft SharePoint unterstützt auch das Datensicherheitsprotokoll der Hartekamp-Gruppe, bei dem die Kundendaten nur an einem Ort gespeichert werden. Der hauseigene Datenschutz- und Sicherheitsbeauftragte befasst sich mit Fragen der Datensicherheit und berät darüber, was erlaubt ist und was nicht.

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