Minder faalkosten met centraal systeem

VDM Woningen wilde een centraal planningssysteem en een goede verwerking van de vele bouwdocumenten. MS Project Server en MS SharePoint bieden niet alleen een gestructureerde en goed beheerbare omgeving, maar verstrekken eveneens de juiste managementinformatie en hebben geleid tot minder faalkosten en een betere doorstroming van het productieproces.

In gebruik nemen van SharePoint en Project Server

“VDM Woningen heeft te maken met een specifieke en lastige planningsmaterie, omdat we met allerlei partijen samenwerken en een eigen fabriek hebben,” zegt Peter Postma, de Centraal planner van het bedrijf. “Ik plan alles wat gedaan moet worden, vanaf de verkoop van de woning tot aan de oplevering. Aanvankelijk werd overal in het bedrijf gepland met diverse pakketjes, maar ons bedrijf had echt een centrale planning nodig om de projecten te coördineren en te stroomlijnen. We hadden soms gaten in het productieproces in onze fabriek, relatief hoge voorraadkosten -omdat er veel materiaal op het erf stond- en doordat bouwtekeningen soms niet actueel waren, ontstonden er fouten.

Wat is de kracht van Project Server?

Postma: “De kracht is dat iedereen door middel van zogenaamde ‘taken’ via zijn scherm te zien krijgt wat er moet gebeuren. Dat kan zijn een metselsilo afroepen, contact hebben met een gemeente voor vergunningen e.d. Alles is in beeld en we kunnen niets meer vergeten. Daardoor zijn onze faalkosten teruggedrongen tot minder dan 1%. We hebben geen vertragingen meer en we leveren binnen de tijd op, meestal twee weken eerder.” Het aantal taken heeft Postma inmiddels uitgebreid tot maar liefst 400 stuks en de hele planning draait erop; hoe meer detailtaken er zijn gedefinieerd, hoe waardevoller het pakket is, omdat hij de activiteiten nog beter kan aansturen, vindt Postma. “De hele planning baseer ik verder op sjablonen. Ieder sjabloon is een stuk planning van het bouwproces en ik kan daardoor de gehele planning modulair opbouwen. Denk aan een slooptraject, waarin plotseling asbest tevoorschijn komt, dat moet worden verwijderd. De planning pas ik dan aan met een sjabloon waarin alle verwijderingstaken zitten. Ik heb bijvoorbeeld een sjabloon voor de bouw van een huis met houten kozijnen en een voor kunststof kozijnen; een voor een woning mét een schoorsteen en een zonder. Ieder project is nieuw, maar ik bouw telkens opnieuw op vanuit bestaande sjablonen. Dat werkt heel krachtig en efficiënt.”

Wat is de kracht van SharePoint?

>Postma: “Documenten zijn een essentieel onderdeel van de planning en net zo belangrijk. Een bouwtraject is complex en er zijn soms wel meer dan 20 wijzigingen in een tekening. Voorheen was het zoeken naar de meest actuele versie, met SharePoint staan alle documenten keurig bij elkaar met de meest actuele versie bovenaan. Niet alleen tekeningen, maar ook allerlei tekstdocumenten, contracten e.d. nemen wij in SharePoint op. De invoering van SharePoint verliep spoedig; maar het duurde twee jaar voordat alle documenten van alle projecten door iedereen goed werden ingevoerd. We begonnen met de documenten voor de particuliere bouw. De medewerkers zagen het gemak en werden enthousiaster. Nu zitten alle projecten erin en kunnen we niet meer zonder SharePoint.”

Hoe verliep de implementatie van de software?

Net als Project Server was SharePoint in twee tot drie maanden geïmplementeerd en ging daarna in productie. “Ik ben begonnen met een kleine groep mensen die al enthousiast met Project Server bezig waren. Samen met collega Lolke van der Veen en de mensen van QS solutions zijn we aan de slag gegaan. We hebben de software langzaamaan geïntroduceerd, er ontstond steeds meer draagvlak en de mensen zijn nu erg enthousiast. Als er vragen zijn, vallen de medewerkers bij me binnen en al werkend met de systemen, passen wij ze aan. Er komen in Project Server nog steeds sjablonen bij voor nieuwe stukken planning.”

Wat is de toegevoegde waarde van de software van QS solutions?

VDM Woningen werkt nu veel efficiënter, sneller op de bouw, met kortere bouwtijden en het kan het interne proces nu veel beter aansturen. “Erg belangrijk ook is de betere productiedoorstroming, waardoor de fabriek geen stilstand meer heeft. Onze documentatie is centraal bereikbaar en altijd actueel. Tevens vermeldt SharePoint per project de zogenaamde stamgegevens ervan. Dat staat op een scherm bij elkaar, zodat we altijd in één keer kunnen zien met welke leveranciers we hebben gewerkt, met welke calculator, wat de gebruikte materialen zijn e.d. Dat is heel handig in de after sales, want het scheelt veel speurwerk en raadplegen van dossiers.” VDM Woningen kan bouwen op de managementinformatie die uit de systemen komt. “Ik rapporteer iedere week de gefactureerde omzet, de prognoses voor de toekomst en welke personeelsbezetting in welke periode te verwachten is. Met deze informatie zijn we erg blij.”

Waarom QS solutions?

Toen Postma als Centraal planner startte, wilde hij het hele planningsproces verder professionaliseren. “Daarom hebben wij bewust gekozen voor QS solutions. Het is een grotere partij die goed aansluit bij onze behoefte aan een goede after sales. Het pakket is prima en was zo gekocht, maar we hebben een goede helpdesk nodig, een partij die altijd bereikbaar is. Wij kunnen geen minuut zonder planning.” Wat is de toegevoegde waarde van QS solutions? VDM Woningen heeft er goed aan gedaan met QS solutions in zee te gaan, vindt Postma. “We werken zeer plezierig samen en QS solutions speelt altijd snel in op wat wij als bedrijf willen. Bij een kleine storing of als er iets nieuws geprogrammeerd moet worden, schakelen zij erg snel. De after sales is uitstekend en problemen worden gelijk opgelost.” Postma is tevens tevreden over de communicatie en de inhoudelijke kennis. “QS solutions weet wat er bij ons speelt en leeft zich goed in.”

Wat doet VDM woningen?

DM Woningen bouwt sinds 1880 duurzame, hoogwaardige, energiezuinige en milieuvriendelijke woningen, ongeveer 200 tot 250 per jaar. Het zijn woningen voor particulieren, woningbouwcorporaties, de eigen projectontwikkelingstak en voor andere ontwikkelaars. Het bedrijf heeft vestigingen in Almere en Drogeham en er werken ongeveer 170 medewerkers bij VDM.

Meer weten?

Ben je op zoek naar een IT partner die met jou samenwerkt om de veiligheid van de organisatie te verbeteren en medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Laat het ons weten! Onze experts helpen je graag op weg.